Положение об архиве

 

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ

АСКИЗСКОГО  РАЙОНА 

РЕСПУБЛИКИ  ХАКАСИЯ

 

РОССИЯ  ФЕДЕРАЦИЯЗЫ

ХАКАС  РЕСПУБЛИКАЗЫНЫН

АСХЫС  АЙМАFЫНЫН

УСТАF-ПАСТАА

 

 

  

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

 от  21.01.2019

 с.Аскиз

            № 11-р

 

 

О согласовании примерного Положения «Об архиве организаций-источников комплектования муниципального архива А дминистрации Аскизского района Республики Хакасия»

 

      В целях обеспечения сохранности  документов, полного комплектования и упорядочения документов в организациях района, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.10.2003 № 131 -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Законом Республики Хакасия от  13.11.2012 № 106 -ЗРХ  «Об архивном деле в Республики Хакасия», Правилами организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526, руководствуясь ст. ст 35, 40 Устава муниципального  образования Аскизский район от 20.12.2005,

1.Согласовать примерное Положение «Об архиве организаций – источников комплектования муниципального архива Администрации Аскизского района Республики Хакасия». (Приложение).

2.Рекомендовать руководителям организаций, главам муниципальных образований сельских и городских поселений Аскизского района разработать и утвердить примерное Положение «Об архиве организаций» в срок до 01.03.2019 года в соответствии с примерным Положением «Об архиве организаций – источников комплектования муниципального архива Администрации Аскизского района Республики Хакасия».

3.Разместить настоящее положение на официальном сайте Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

 

 Глава Администрации 

  А.В.Челтыгмашев 

 

                                                                                             Приложение к распоряжению

                                                                                             Администрации Аскизского района

                                                                                             Республики Хакасия

                                                                                             №  11-р    от   21.01.2019

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве организаций-источников комплектования

муниципального архива администрацииАскизского района Республики Хакасия

 

1. Общие положения

     1.1.Настоящее Положение об архиве организаций - источников комплектования муниципального архива Администрации Аскизского района Республики Хакасия (далее - положение об архиве организаций)  распространяется на архивы организаций, выступающих источниками  комплектования муниципального архива администрации Аскизского района.

    1.2.Архив организации создаётся на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а так же подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает организация.

          1.3.Организация разрабатывает  положение об архиве организации. Положение об  архиве организации подлежит согласованию на предмет его сответствия его Примерному положению с учётом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве организации.

           1.4.После согласования положения об архиве организации утверждается руководителем организации.

   1.5.Документы организаций и подведомственным им учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований сельских и городских  поселений, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянномухранению в силу их исторического, культурного, научного, социального, экономического и политического значения.

     1.6.Документы постоянного срока хранения до момента передачи их на постоянное хранение в муниципальный архив администрации Аскизского района Республики Хакасия, документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в администрациях и подведомственных им учреждениях, в пределах установленных сроков.

     1.7.Организации и подведомственные им учреждения, обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в процессе деятельности.

     1.8.Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет организаций, и подведомственных им учреждений.

     1.9.За утрату и порчу документов должностные лица организаций, подведомственных им учреждений,  несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

     1.10.В организациях, муниципальных образованиях сельских и городских поселениях для хранения архивных документов и законченных делопроизводством документов, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение в муниципальный архив администрации Аскизского района создается архив.

    1.11.Архив возглавляет лицо, ответственное за его ведение, назначенный руководителем организации, органа местного самоуправления муниципальных образований сельских и городских поселений.

        1.12. Положение об архиве организаций, органов местного самоуправления муниципальных образований сельских и городских поселений утверждается приказом организаций, постановлением органов местного самоуправления муниципальных образований сельских и городских поселений после согласования с муниципальным архивом Администрации Аскизского района.

 

2. Состав документов архива организации

 2.1. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации и  подведомственных  ей учреждений;

б) документы постоянного хранения и  документы по личному составу фонда (ов)  организаций-предшественников при их наличии.

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования архива (при их наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы архива организации;

   

3. Задачи архива организации

 

К задачам архива организации являются:

       3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2  положения об архиве.

  3.2. Комплектование архива организации документами, образующихся в деятельности организации и подведомственных ей учреждений, муниципальных образований сельских и городских поселений.

   3.3.Учёт документов, находящихся на хранении в архиве организации и подведомственных ей учреждениях, муниципальных образованиях сельских и городских поселениях.

  3.4.Использование документов, находящихся на хранении в архиве организации в подведомственных ей  учреждениях, муниципальных образованиях сельских и городских поселениях.

    3.5.Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в муниципальный архив администрации Аскизского района.

   3.6.Методическое руководство и контроль  за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организаций, подведомственных ей учреждениях, муниципальных образований сельских и городских поселений и в  своевременной передачей их в архив организации.

 

4.Функции архива организации

Архив организации организует следующие функции:

   4.1.Организует приём документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответсвии с утверждённым графиком.

    4.2.Ведёт учёт документов, находящихся на хранении в организации.

  4.3.Представляет в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия сведения об объёме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

   4.4.Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации, подведомственных учреждений.

    4.5.Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее- ЭПК) органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (муниципального архива) в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,  акты об утрате, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые  (согласованные) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

   4.6.Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республикпи Хакасия.

   4.7.Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве организации, подведомственных учреждениях в целях отбора документов для включения в состав Архивногго фонда Российской Федерации, а также выявлении документов, не подлежащих хранению.

    4.8.Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов в архиве организации и подведомственных учреждениях.

      4.9.Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов архива организации, подведомственных  ей учреждений.

       4.10.Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

     4.11.Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

       4.12.Ведёт учёт использованных документов Архива организации, структурного подразделения.

    4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива организации, подведомственных учреждений.

      4.14.Участвует в разработке документов организации, подведомственных учреждений по вопросам архивного дела и делопроизводства.

       4.15.Оказывает методическую помощь подведомственным учреждениям:

а) по вопросам делопроизводства, при составлении номенклатуры дел, формирования и оформления документов;

б) структурным подразделениям, подведомственным учреждениям организации в подготовке документов к передаче в архив организации.

 

 5. Права архива организации

 Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурные подразделения организации, подведомственные учреждения сведения, необходимые  для работы архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации, подведомственым учреждениям по вопросам, относящимся к компетенции архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации, подведомственные учреждения о необходимости передачи документов в архив организации в соответствиис утверждённым графиком.

 

 

 

 

                                                                           





      Приложение

                                                                                  к постановлению Главы

                                                                                  Администрации Аскизского района

                                                                              Республики Хакасия

                                                                              от  10.02.2015       № 227-п

 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

о муниципальном архиве Администрации Аскизского района

 Республики Хакасия

 

1.Общие положения

 

1.1. Муниципальный архив (далее - Архив) администрации Аскизского района Республики Хакасия (далее – администрация района)  создается в целях ведения архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Хакасия, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.

1.2.Архив является структурным подразделением Администрации района без образования юридического лица,  имеет свою печать, угловой штамп и штамп для удостоверения архивных копий документов.

1.3. В составе Архива действует хранилище управленческой документации, документов по личному составу ликвидированных организаций, документов личного происхождения, фотодокументов.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законодательством Республики Хакасия об архивном деле в Республике Хакасия, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Республики Хакасия, Уставом, муниципальными правовыми актами администрации Аскизского района Республики Хакасия,  приказами, инструкциями Федеральной архивной службы Российской Федерации  и настоящим Положением.

1.5. В своей деятельности Архив взаимодействует с Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, органами местного самоуправления Аскизского района, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.

1.6.Финансирование и материально-техническое обеспечение Архива осуществляется за счет средств местного бюджета по смете администрации. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции  из бюджета Республики Хакасия на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации  или Республики Хакасия, направленные для реализации федеральных или республиканских целевых программ по архивному делу.

1.7.Администрация района обеспечивает Архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работникам и условий пользователям для работы с архивными документами.

 

2.      Основные задачи

 

Основными задачами Архива являются:

2.1. Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Хакасия от 13.11.2012г. № 106 - ЗРХ  «Об архивном деле в Республике Хакасия».

2.2.Обеспечение  сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.3.  Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Республики Хакасия в целом.

2.4. Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Республики Хакасия, другие архивные документы.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.6. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного Фонда  Республики Хакасия и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.

 

3.      Функции

 

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, в том числе образовавшихся в деятельности  органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Республики Хакасия;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов  и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Республики Хакасия;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

 - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архива;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

 3.2. Архив по разрешению Администрации может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

3.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Хакасия поступают на хранение в Архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

 3.4. Комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций – источников комплектования Архива, утверждаемых Администрацией Аскизского района Республики Хакасия и согласовываемых с Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

-систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Архив;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.

3.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов  органов местного самоуправления, организаций;

- содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Архива и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;                                        

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архив в порядке, установленном Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрение государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

3.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение  прав граждан на архивную информацию, том числе:

- информирование органов  местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т. ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.7. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Республики Хакасия в установленном порядке, в том числе  контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

 

4. Права

 

Архиву для выполнения  возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Отдела по делам архивов Министерства культуры  Республики Хакасия предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной принадлежности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Аскизского района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и республиканского архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Аскизского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций

4.7. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.

4.8. Ставить перед Администрацией района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции   в муниципальных и иных организациях,  также физических лиц.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5. Организация работы

 

5.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций заведующий муниципальным архивом - главный специалист, который является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

Заведующий архивом - главный специалист назначается и освобождается Главой администрации района.

            При смене заведующего архивом - главного специалиста архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Аскизского района Республики Хакасия, а также Отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и предоставляется в Отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.2. Заведующий  архивом - главный специалист отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в Аскизском районе перед Администрацией и в установленном порядке перед Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.3. Деятельность Архива организуется в соответствии  с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией Аскизского района Республики Хакасия с учетом рекомендаций Отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.4. Реорганизация или ликвидация Архива осуществляется Главой администрации Аскизского района в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Архива передаются учреждению – правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Национальный архив Республики Хакасия в установленном порядке.

 

 

Заместитель главы администрации                                              Е.Л.Юнгейм

 

 

 

 

 

Российская  Федерация

Администрация

Аскизского  района

Республики  Хакасия

 

 

Россия  Федерациязы

Хакас  Республиказынын

Асхыс  аймаFынын

устаF-пастаа

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

От 10.02.2015

 

с.Аскиз

 

         №   227-п 

Об утверждении  Положения о

 муниципальном архиве Администрации

Аскизского района Республики Хакасия

 

 

 

 

 

 

 

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Республики Хакасия от  13.11.2012г. № 106 – ЗРХ «Об архивном деле в Республики Хакасия», руководствуясь ст. ст 35, 40 Устава муниципального  образования Аскизский район от 20.12.2005г., постановляю:

 

1. Утвердить Положение о муниципальном архиве Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

2. Постановление главы Администрации муниципального образования Аскизский район от 15.09.2003 № 61 п/л «Об утверждении Положения о муниципальном архиве администрации муниципального образования Аскизский район» считать утратившим силу.

4.Опубликовать настоящее постановление в газете «Аскизский труженик» и разместить на официальном сайте Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

 

Глава  Администрации                                                                       А.В.Челтыгмашев